Manuale di gestione documentale

Il Manuale di gestione documentale, previsto dal paragrafo 3.5 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, “descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute “a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area Amministrazione trasparente”.

Il Manuale di gestione di enti e istituti pubblici vigilati dalla Soprintendenza Archivistica della Sicilia – Archivio di Stato di Palermo, deve essere preventivamente approvato dalla Soprintendenza, ai sensi del Codice dei beni culturali, D.lgs. 42/2004, articolo 21 commi 4-5.

Per l’approvazione del Manuale di gestione documentale, si richiede che siano presenti tra gli allegati al Manuale i seguenti documenti:

  • Delibera di approvazione del Manuale
  • Funzionigramma con nomina del DPO e altre nomine
  • Registrazioni particolari
  • Piano di classificazione/Titolario
  • Piano di fascicolazione
  • Massimario di scarto/Piano di conservazione
  • Manuale di conservazione
  • Piano per la sicurezza informatica
  • Regolamento per accesso agli atti

È, altresì, consigliata la presenza anche di questi allegati:

  • Riferimenti normativi
  • Glossario dei termini
  • Linee guida per la gestione dell’archivio storico e di quello di deposito
  • Elenco dei documenti che non serve protocollare
  • Formati accettati

Standard e linee guida

  • UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Principi generali
  • UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida
  • Model Requirements for the management of electronic records (Moreq2)
  • ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles
  • ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 2  Conceptual and implementation issues
  • ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System)
  • ISO/IEC 27001:2005, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements
  • UNI 11386:2010 : Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)

Raccomandazioni utili per la redazione dell’oggetto e la registrazione di dati anagrafici nel protocollo informatico sono state rilasciate nel 2009, nell’ambito di un progetto denominato Aurora (Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico), promosso dall’Università degli Studi di Padova unitamente alla Direzione Generale Archivi – Servizio II e all’Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI.

Normativa italiana

Ultima modifica: 27 Ottobre 2021