Commissioni di Sorveglianza

La vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Palermo è una funzione svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con D.P.R. 37/2001.

Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’Istituto, dura in carica per tre anni ed è formata da quattro componenti: due funzionari dello stesso ufficio (di cui uno con ruolo di presidente), uno dell’Archivio di Stato di Palermo e uno della Prefettura.

La commissione si riunisce periodicamente per valutare gli atti destinati alla conservazione permanente e quelli proposti per lo scarto perché non più occorrenti né ai fini amministrativi né a quelli culturali. Tra i compiti della Commissione di sorveglianza vi sono inoltre:

  • la vigilanza sull’organizzazione e sulla gestione degli archivi corrente e di deposito dell’ente statale periferico;
  • l’identificazione degli atti di natura riservata;
  • la cura dei versamenti all’Archivio di Stato della documentazione di interesse storico secondo la normativa vigente.

L’individuazione degli atti da eliminare si basa sui Piani di Conservazione (ex Massimari di Scarto), che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti, predisposti dalle Amministrazioni competenti. Un elenco dei principali PdC approvati dal MiC – Direzione Generale Archivi, è disponibile a questo link.

I verbali delle riunioni della Commissione, accompagnati dagli elenchi contenenti informazioni su: serie, estremi cronologici, quantità e motivi dello scarto, sono inviati per il rilascio del relativo nullaosta alla Direzione generale per gli Archivi – Servizio II, Via di San Michele 22, 00153 Roma (mbac-dg-a.servizio2@mailcert.beniculturali.it)

Consulta qui il prospetto delle conmmissioni di sorveglianza attive della Soprintendenza – Archivio di Stato di Palermo (link al pdf)

Ultima modifica: 03 Dicembre 2021